Notizen machen – dein Schlüssel zu mehr Produktivität

Schon mal was vergessen? Ich schon und du? Schreibst du alles, was dir durch den Kopf geht auf? Nein?! Warum nicht – Notizen machen erleichtert dein Leben ungemein. Doch damit du nicht überall lose Zettel herumfliegen hast, sollte das ganze mit System geschehen.

Ich erkläre dir im folgenden Artikel, wie und womit du deine Notizen organisierst und warum du das überhaupt tun solltest.

Meine Motivation alles zu notieren

Als vor einigen Jahren meine Anforderungen im Beruf stiegen und ich zum Projektmanager wurde, dachte ich, dass ich mir schon alles Wichtige merken könne.

Das ging auch anfangs ganz gut, doch die Anzahl der parallelen Projekte stieg und auch privat hatte ich mehr als nur Sport als Hobby. Das war irgendwann einfach zu viel.

Ich hatte natürlich Kalender, pflegte auch hier und da eine Liste, doch so richtig ein System war nicht dahinter.

Die Folge? Es stieg der Stress und die Angst, dass ich etwas Wichtiges vergessen könne und so kam es auch. Ständig kreisten mir Gedanken durch den Kopf, so dachte ich abends beim Sport oder auch am Wochenende an die Arbeit und im Büro fiel mir wieder ein, was ich noch privat zu erledigen hatte. Im Supermarkt vergaß ich, was ich einkaufen wollte und erst zu Hause fiel es mir wieder ein.

Was folgte war, dass ich nichts mehr richtig zu Ende brachte. Ich hatte Unmengen an Ideen und ToDo’s, aber setzte diese immer weniger um. Auch schlief ich schlecht, da auch in der Nacht meine Gedanken kreisten. Als diese Erkenntnis reifte, war es Zeit für ein vernünftiges Zeitmanagement.

Einige Jahre später habe ich viel probiert und bin bei Getting Things Done hängen geblieben. GTD ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen. Sie hat 5 Prinzipien, die man jeweils betrachten muss. Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Kontrollieren, Erledigen – um ersteres geht es heute.

Warum soll ich mir Notizen machen?

In unserer extrem schnelllebigen Welt werden wir permanent mit Informationen versorgt. Unzählige Gedankengänge entstehen in unserem Gehirn und so schnell wie sie da sind, gehen sie auch wieder.

Doch nicht endgültig, denn immer wieder tauchen die Gedanken erneut auf, wenn man sie nicht sprichwörtlich aus dem Kopf getragen hat.

Es gilt also der Grundsatz: „Schreibe alles auf!„

Wobei es nicht um jeden Gedankenblitz geht, sondern um alles, was du irgendwann noch einmal bearbeiten möchtest oder musst. Es kommt also unheimlich auf die Menge an, denn zu viele Notizen sind nicht der richtige Weg.

Schreibst du jedoch alle verfolgenswerten Ideen und Aufgaben auf, schaffst du dir mehr Raum für das Wesentliche. Du bist konzentrierter im Hier und Jetzt und erlangst auch mehr Kreativität.

Menschen, die sich alles merken können, sind meist nicht die kreativsten Personen, da das Gehirn nun einmal nur eine begrenzte Kapazität hat.

Getting Things Done – Notizen sind der Anfang

In den fünf Prinzipien von GTD ist das Erfassen das 1.Prinzip. David Allen* sagt, das du alle „losen Ende“ erfassen sollst.

Lose Enden sind dabei Aufgaben, Tätigkeiten, Ziele, Ideen und Verpflichtungen, die in deinem Kopf herum schwirren bzw. in deinem Leben vorhanden sind.

Diese „losen Enden“ werden im ersten Prinzip von GTD nun gesammelt. Dazu gibt es einen Eingang, durch den alle diese Informationen müssen und in der Folge beispielsweise in ToDo-Listen, Kalender-Einträgen oder Ideensammlungen erfasst werden.

Nachdem sie im System bearbeitet und strukturiert wurden, landen sie schließlich wieder bei dir als handelnde Person und endet schließlich im „Tun„. Denn darum geht es schließlich…

Wie schreibe ich am besten Notizen auf?

Wichtig ist, dass man nicht zu viele Eingangskörbe hat, denn das führt zu den berühmten tausenden Post-Its auf dem Bildschirm, die immer irgendwo rumfliegen, doch nie dort, wo du sie brauchst.

Deine Einkaufsliste nützt dir an der Kühlschranktür wenig, wenn du im Supermarkt bist. Ob der Eingangskorb dabei analog oder digital ist, ist dabei unerheblich. Ich nutze zum Beispiel drei Eingangskörbe.

• Die klassische Ablagebox
  Hier sammle ich alle Zettel, Briefe oder Werbeblätter, die ich später nochmal bearbeiten möchte.
• Evernote
  Alles was ich digital erfasse, landet bei mir in der Inbox von Evernote.
• Notizbuch
  Dann hab ich noch immer ein Notizbuch dabei, in welchem ich vor allem beruflich alles notieren. Schließlich möchte man im Meeting nicht mit Laptop und Smartphone spielen.

Wichtig ist übrigens nicht nur das Erfassen, sondern auch das regelmäßige Leeren dieser Eingänge.

Tools und Hilfsmittel zum Erfassen von Notizen

Tools und Hilfsmittel, die ich benutze, müssen vor allem eines sein: schnell und einfach zu bedienen. Der Gedanke muss im Mittelpunkt stehen und nicht das Tool.

Zettel und Stift steht bei mir auf jedem Schreibtisch herum, ebenso der Eingangskorb.

Auch das Notizbuch ist bei mir in jeder Jacke oder Tasche dabei. Dazu nutze ich ein gutes A6-Notizbuch von Leuchtturm.* Noch bekannter sind die Bücher von Moleskin*, um die ein regelrechter Hype gemacht wird. Mir gefallen aber die Leuchtturm-Bücher ein klein wenig besser. Auch Conceptum* kann ich als Hersteller empfehlen.

Diese kleinen Bücher sind immer dabei und dank ihres schicken Designs und der extrem guten Papierqualität schreibt man dort gerne hinein.

Doch als digitaler Mensch ist meine Nummer 1 – Tool zum Erfassen von Notizen Evernote. Auf jedem Computer habe ich es installiert, auch im Smartphone und Tablet ist Evernote mit das erste, was ich installiere.

So synchronisiert sich ganz automatisch und genial der Dienst im Hintergrund. Auf dem Smartphone nutze ich seit ein paar Wochen DoNote, um mir noch mehr Klicks zu sparen und es noch einfacher zu halten. Doch nicht nur digitale Notizen mache ich mit Evernote, auch die Diktierfunktion nutze ich, vor allem im Auto, nicht gerade selten.

Zusammenfassung

Mit etwas Übung geht das permanente und sofortige Erfassen von Notizen ganz einfach und schnell von der Hand. Vor allem, wenn man – wie im Artikel beschrieben – ein paar einfache Tricks und Kniffe anwendet.

Selbst beim Joggen halte ich ab und zu kurz an, um mir Notizen ins Smartphone zu tippen. Denn beim Sport kommen mir immer wieder die besten Ideen.

Probiere es aus und ich verspreche dir, dass du schon nach wenigen Wochen nicht nur stressfreier wirst, sondern auch immer mehr und bessere Ideen hast. Ideen, die du allerdings in der Folge auch umsetzen solltest. Doch zu den weiteren Prinzipien zu Getting Things Done (GTD) kommen wir später…

Zusätzlicher Linktipp:

Ivan Blatter und Frank Albers haben jeweils lesenswerte Tutorials zum Thema GTD geschrieben.

• Einführung in GTD (Getting Things Done)
• Einführung GTD Getting Things Done – David Allen

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Ach übrigens – ich wünsche dir mehr Zeit für Sport in deinem Leben.

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