Wie du durch Aufgaben bündeln sofort Zeit sparst

Es gibt eine einfache Methode, um schnell und unkompliziert Zeit zu sparen.

Glaubst du nicht? Dann schau mal, wie oft du am Tag in dein E-Mail-Programm schaust und E-Mails beantwortest. Oder wie oft du einen Anruf führst, dann eine E-Mail schreibst, dann irgendwas anderes tust und dann fällt dir ein, dass du ja auch noch deinen Kunden anrufen wolltest und das Spiel beginnt von vorn.

Nach diesem Prinzip arbeiten die meisten, doch das ist nicht effizient. Dabei ist die Lösung in diesem Fall wirklich einfach.

Aufgaben bündeln – warum hilft mir das sofort?

Schaue jeden Morgen in deine  ToDo-Liste und scanne nach gleichartigen Aufgaben, die du immer wieder über den Tag erledigen musst. Diese Aufgaben bündelst du zu einem Block und arbeitest sie dann in einem Rutsch ab.

Der Vorteil von Aufgaben bündeln ist, dass du dich bereits im Kontext findest und damit wird das Vor- und Nachbereiten deutlich reduziert. Denn gerade bei kleinen Tätigkeiten und Routineaufgaben ist nicht die Aufgabe dein „Zeitfresser“, sondern genau diese Vorbereitung, sei es das Öffnen des E-Mail-Programms oder die Vorbereitung von Telefonaten.

Wenn du dann noch dafür sorgst, dass du in deinem Block nicht unterbrochen wirst, sparst du enorm viel Zeit.

Wie sieht die optimale Vorbereitung aus?

Aufgaben bündeln bedarf einiger weniger Voraussetzungen und Vorbereitungen, die aber lohnenswert sind. Ohne Planung wirst du die gleichartigen Aufgaben gar nicht erkennen.

Also beginnt alles mit einer ToDo-Liste. Ist diese bei dir auch lang und ab und an unübersichtlich, so gilt es die gleichartigen Aufgaben schnell zu erkennen. Im Outlook nutze ich dafür eine Bezeichnung, die ich vor die eigentliche Aufgabe stelle.

• @mail – so kennzeichne ich alle Aufgaben, bei denen ich eine E-Mail verfassen muss.
• @call – das ist die Kennzeichnung für Anrufe, die ich führen will.
• @topic Hr. Mustermann – das sind Themen, die ich mit Herrn Mustermann besprechen will.

In anderen Programmen gibt es das sogenannte Tagging, was sich ebenfalls bestens für diese Stapelung eignet. Egal, ob ToDoIst oder Remember-The-Milk, Tags sind Markierungen, nach denen du blitzschnell filtern kannst. Bei immer gleichen Routinetätigkeiten helfen auch Checklisten immens, da entfällt die Planung gleich gänzlich.

Wenn du nun noch deine temporäre Erreichbarkeit reduzierst, steht der effizienten Bearbeitung nichts mehr im Wege

Diese Aufgaben bieten sich zur Stapelverarbeitung an

• E-Mails – das Musterbeispiel. Öffne nur wenige Male am Tag deinen E-Mail-Client und arbeite dann die E-Mails am Stück ab. Nichts kostet mehr Zeit, als sich dauernd von E-Mails zu unterbrechen. Akustische und optische Benachrichtigungen gehören ausgeschaltet!
• Telefonate – du willst 5 Anrufe über den Tag erledigen? Dann arbeite diese gebündelt am Stück ab. Am besten in Zeiten, bei denen deine Aufmerksamkeit geringer ist, wie zum Beispiel vor und nach der Mittagspause.
• Ablage / Post – das papierlose Büro hat noch nicht überall Einzug gehalten bzw. gibt es eben doch noch die gute alte Hauspost. Auch hierfür solltest du dir nur einmal am Tag Zeit nehmen und das dann am Stück bearbeiten. Gleiches gilt zu Hause – ich bearbeite meine (selten gewordene) Post nur einmal die Woche.
• Routinen aller Art – du machst immer die gleichen Abläufe mehrmals in der Woche? Dann bündle auch das und am besten, schreibst du noch eine Checkliste dazu.
• Wege optimieren – es sind nicht unbedingt gleichartige Aufgaben, aber Dinge, die im gleichen Kontext stehen. Du sitzt sowieso auf dem Heimweg im Auto? Dann kannst du auch gleich den Einkauf mit erledigen. Auch deinen Sport kannst du in diesen Weg integrieren.

Zusammenfassung

Manchmal – eigentlich sogar meistens – ist Zeitmanagement simpel und oft ist das Nahe liegende das Beste. Also warum nicht Aufgaben bündeln.

Probiere es aus, wenn du das nächste mal deine E-Mails anschaust und bearbeitest oder du mehrere Anrufe erledigen willst.

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Torsten

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