Getting Things Done (GTD) – eine Übersicht (mit Infografik), die dir den Einstieg erleichtert

Gettings Things Done, kurz GTD – schon mal gehört? Wenn du dich schon öfters mit dem Thema Zeitmanagement auseinander gesetzt hast, dann sicher.

Denn es ist fast schon ein Hype, der um diese Methode in den letzten Jahren gemacht wird. An manchen Stellen ist das sicher – typisch amerikanisch – übertrieben, aber aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass GTD definitiv funktioniert.

Mit vielen Vor- und einigen Nachteilen, die ich diesem Artikel beleuchten möchte.

Was ist Getting Things Done (GTD)?

GTD ist eine Methode zur Steigerung deiner Produktivität und basiert auf David Allen*, der mit seinem Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity„* einen weltweiten Bestseller gelandet hat. Die deutsche Ausgabe heißt „Wie ich die Dinge geregelt kriege„*.

GTD hat über die letzten Jahre unheimlich viele enthusiastische Anhänger gewonnen, die nicht müde werden, den Hype um GTD weiter zu leben. Und das nicht zu Unrecht, denn GTD ist eine Methode des Zeitmanagement, die sowohl im privaten Leben, wie auch im Job funktionieren kann.

Es ist als Gesamtsystem zu verstehen, welches zwar komplex, aber wenig kompliziert nach festgelegten Grundsätzen auf zeitgemäße Art und Weise funktioniert. Die Grundsätze basieren dabei auf 5 Schritten, die du gehen musst.

Diese 5 Schritte musst du gehen

David Allen macht GTD an fünf Schritten fest, die du alle absolvieren musst. Im einzelnen sind das:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsicht
5. Handeln

Klingt auf den ersten Blick recht komplex, aber wenn du das System einmal verstanden hast, ist alles völlig intuitiv und logisch. Hier ein Mindmap als Infografik, wo die 5 Schritte von Getting Things Done (GTD) erklärt sind. Mit Klick auf die Grafik, wird das ganze größer und damit besser ersichtlich.

Über jeden einzelnen Schritt werde ich in den kommenden Wochen und Monaten einen separaten Artikel veröffentlichen, der am Ende hier auch in einer Übersicht verlinkt wird. Im folgenden nur ein ganz kurzer Abriss, da du GTD nur richtig verstehst, wenn du bereits einen kurzen Überblick hast:

• Erfassen
  Wichtigster Grundsatz von GTD ist, dass alles aus deinem Kopf in das System muss. Im diesem Artikel habe ich dir erläutert, warum du dir alles notieren solltest.
  Notiert werden dabei alle losen Ende, also sämtliche Aufgaben, Ideen, aber auch notwendige Einkäufe, Telefonnummern oder Bücher oder auch Artikel, die du lesen möchtest. Das ganze wird in Eingangskörben gesammelt.
  Idealerweise hast du dabei nicht zu viele davon, zum Beispiel einen Ablagekorb für deine Zettel und einen digitalen Ablagekorb, wie zum Beispiel Evernote oder OneNote.
• Durcharbeiten
  Die Eingangskörbe sind regelmäßig durchzuarbeiten und die Dinge in das System einzuordnen. Dabei gilt es, nichts in den Eingangskorb zurück zu legen!
  Ebenso erledigst du alles, was weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, sofort. Bei allem anderen Dingen, helfen 3 Fragen:
  Worum handelt es sich? Kannst du etwas unternehmen? Was ist der nächste Schritt?
  Entsprechend der Antworten ordnest du das „Ding“ in das System ein oder wirfst es, falls man nichts damit machen will, einfach weg.
• Organisieren
  Termine kommen in den Kalender und zwar nur diese! Aufgaben stehen auf der ToDo-Liste und werden kontextbezogen verwaltet. Das heißt, du ordnest alle Aufgaben, die du am Computer erledigen kannst, oder du kennzeichnest alle Anrufe. So kannst du später auch prima Aufgaben bündeln.
  GTD verwendet keine oder nur ganz sparsam Prioritäten und das ist auch der deutlichste Unterschied zu anderen Methoden. Schließlich ist ohnehin alles ganz dringend.
  Eine weitere Besonderheit, alles was mehr als einen Handlungsschritt benötigt, bezeichnet David Allen als Projekt. Das war für mich als Projektmensch der schwerste Schritt, da für mich Projekte immer komplexere Abläufe sind. Doch sind wir mal ehrlich, die simple Tätigkeit „Einkäufe erledigen“ benötigt mehrere Schritte, wie zum Beispiel, das Schreiben eines Einkaufszettels, das Fahren (oder Laufens) zum Supermarkt, das Aussuchen der Waren, das bezahlen an der Kase und letztlich das Einräumen der Einkäufe zu Hause.
  Alles sind Tätigkeiten, die deine Zeit benötigen. Als 4.Möglichkeit der Organisation gilt die Ablage oder das Archiv, wo du zum Beispiel deine Bedienungsanleitungen, wichtige Artikel oder Rechnungen lagerst.
• Durchsicht
  Wir kommen dem Handeln endlich näher, doch vorher steht die Durchsicht. Mehrmals täglich oder optional auch als Tagesplanung legst du fest, was dein nächster Schritt ist. Kalender prüfen nicht vergessen!
  Und ganz wichtig – der Wochenrückblick!
  Ohne diesen funktioniert dein System nicht und es wird früher oder später vollgemüllt sein. Wichtigste Dinge im Wochenrückblick sind das Leeren der Eingangskörbe sowie dein System zu warten. Wenn du nicht bereit bist, diese Stunde einmal in der Woche zu investieren, wird GTD für dich nicht funktionieren.
• Handeln
  Na endlich – los gehts! Du definierst deinen nächsten Schritt und erledigst ihn jetzt. Dabei wird der Kontext beachtet, also zum Beispiel ob du gerade jetzt am Computer sitzt, danach die verfügbare Zeit angeschaut, dann deine verfügbare Energie geprüft. Im mittäglichen Leistungstief direkt nach dem Essen kannst du zum Beispiel schlecht sportlich aktiv sein. Erst ganz zum Schluss steht die Priorität deiner Aufgabe!

Warum funktioniert GTD so gut?

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so ausschaut, aber bei GTD liegt der Fokus immer auf der Erledigung und nicht auf der Planung, wie das bei anderen Systemen der Fall sein kann. Du definierst immer deinen nächsten Schritt, machst damit auch große Aufgaben klein und kommst schnell ins Handeln.

Der größte Vorteil ist jedoch, dass alles aus deinem Kopf in ein funktionierendes System kommt. Das war für mich der Schlüssel zum Erfolg, da ich plötzlich mehr Freiraum für neue Ideen und Gedanken hatte.

Des Weiteren ist GTD eine Methode, ein Prozess und gibt dir nicht vor, mit welchem Tools du arbeiten musst. Auf die 5 Schritte kommt es an und nicht darauf, womit du diese durchführst. Es ist also absolut flexibel und individuell anpassbar.

Das ist weniger gut – diese Hürden musst du meistern

Jede Methode, und sei sie auch noch so gehypt, hat auch Nachteile. Natürlich auch Getting Things Done. Größter Nachteil ist die Einstiegshürde. Denn du musst das System erst einmal begreifen, ehe es einen Sinn und einen Vorteil bringt. Und um es zu begreifen, musst du es ausprobieren und das erfordert Geduld und Ausdauer.

Da wir hier auf dem ausdauerblog sind, bringst du sicher diese Ausdauer mit, oder? Mal schnell nebenbei ein neues System installieren ist hier nicht. Ein guter Start ist, sich alles zu notieren. Und noch etwas musst du unbedingt tun, um GTD am Leben zu halten – die Pflege.

Kein System funktioniert ohne Pflege oder würdest du auf die Idee kommen, dein neues Auto nicht zur Wartung zu bringen? Dabei ist der Wochenrückblick das mindeste, was du bei GTD tun solltest. Auch wichtig – doch das gilt nicht nur für GTD – spiele nicht zu viel mit den Tools zur Umsetzung, sondern komme ins Handeln.

Ein erstes kleines Fazit – und nun du

Mit diesen ersten Überblick hast du eine gute Basis, um Getting Things Done (GTD) nach David Allen auszuprobieren. Es lohnt sich unbedingt, denn für mich war es der Schlüssel zu mehr Effektivität und Produktivität im Job und im Alltag. Wie bereits erwähnt, werde ich dir die einzelnen Schritte und noch viel mehr in den nächsten Wochen hier im ausdauerblog weitergehend erläutern.

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Ach übrigens – ich wünsche dir mehr Zeit für Sport in deinem Leben.

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