Wie du anfängst, dein Zeitmanagement zu verbessern

Was ist die größte Hürde für die Ausdauerblog-Leser, um mehr Sport zu machen? Keine Zeit! Mehr als 50% nennen diesen Grund als Hauptursache, warum sie überhaupt im Ausdauerblog landen.  Doch hast du wirklich keine Zeit? Oder nutzt du nur deine Zeit so, dass du nicht zum Sport kommst? Dieser Frage gehen wir hier auf den Grund.

„Ich habe keine Zeit.“ Diese Phrase ist heutzutage nicht nur eine der geläufigsten Ausreden, sondern auch für viele eine Lebenseinstellung. Eine Lebenseinstellung, die früher oder später zu extremen Stress und damit einhergehende Erkrankungen führt.

Dabei rauschen zwar viele Menschen hektisch durch den Alltag, hinterfragen aber dabei nie ihren Umgang mit der Zeit. Du bist schlauer als diese Menschen, denn du möchtest dein Zeitmanagement verbessern und hast den ersten Schritt durch den Aufruf dieses Artikels bereits getan.

Warum Zeitmanagement?

Willst du auch:

• Weniger Stress?
• Mehr Zeit für deinen Lieben.
• Mehr Übersicht über dein Leben und Handeln?
• Mehr Kreativität durch einen freien Kopf?
• Mehr Zeit für Sport und weitere Hobbys?

Falls du hier nicht nur einmal genickt hast, dann hast du die Motivation, um in diese Richtung zu gehen.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Wikipedia schreibt dazu: Unter Zeitmanagement versteht man mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten.
Doch wenn wir ehrlich sind, dann lässt sich Zeit nicht managen. Denn Zeit ist die einzige Ressource, die für jeden im gleichen Umfang zur Verfügung steht. Jeder Mensch hat 24 Stunden am Tag Zeit – auch du. Und neben der Gesundheit ist Zeit das wichtigste Gut, was wir haben. Du kannst dementsprechend zwar keine Zeit managen, aber du kannst dich managen. Folglich ist Zeitmanagement gleichzusetzen mit Selbstmanagement.

Wo fange ich an? Eine Bestandsaufnahme deines Zeitmanagement

Schluss mit der Theorie, die Praxis wartet. Bevor du dein persönliches Zeitmanagement hinterfragst, solltest du eine Ist-Analyse durchführen. Das ist ganz entscheidend, denn nur so wirst du dauerhaft Erfolg haben und dich verbessern können.

Der Zeitmanagement-Test

Hier zwei Tests, die dir schnell einen ersten Überblick über dein Zeitmanagement verschaffen:

• Test: Wie gut ist Ihr Zeitmanagement?
• Haben Sie Probleme mit der Zeit? 

Wie schaut das Ergebnis aus? Dein Zeitmanagement ist perfekt? Herzlichen Glückwunsch – du kannst dich jetzt angenehmeren Dingen im Leben widmen. Oder landest du in der goldenen Mitte? Auch dann bist du bereits auf einem guten Weg, solltest da aber dran bleiben und darfst gerne hier weiter lesen. Ist dein Ergebnis aber im unteren Bereich, dann wird es allerhöchste Eile, um den nächsten Schritt zu gehen.

Die Zeitanalyse

Nun gilt es einmal genauer hinzuschauen. Führe dazu ein Zeittagebuch. Wie das geht? Ganz einfach – über einen festen Zeitraum, idealerweise 1-2 komplette Wochen notierst du dir ganz genau, was du den ganzen Tag wann gemacht hast. Am besten in 15-Minuten-Schritten, d.h. du schreibst alles auf, was länger als 15 Minuten gedauert hat. Wie du das notierst, ist erst einmal egal. Es bietet sich zum Beispiel Evernote dafür an oder ganz klassisch eine Excel-Tabelle. Ich biete dir hier eine Excel-Vorlage zum Download an:

• Vorlage Excel Zeitanalyse 

Auch hier gilt schonungslose Ehrlichkeit dir selbst gegenüber. Versuche jetzt noch nichts zu optimieren, sondern verhalte dich so, wie du es gewohnt bist. Trotzdem wirst du übrigens einen erstaunlichen Effekt erzielen. Allein die Tatsache, dass du nun aufschreibst, was du wann und wie lange getan hast, verändert dein Verhalten.

Hinterfrage deine Gewohnheiten

Die erste Analyse ist abgeschlossen und nun geht es darum, sofort Techniken, Methoden und Tools des Zeitmanagement anzuwenden, die von den führenden Zeitmanagern empfohlen werden. Ich sage NEIN! Das wäre der zweite Schritt vor dem ersten Schritt und bringt dauerhaft keinen Erfolg.

Viel besser ist es, erst einmal deine Gewohnheiten zu hinterfragen. Beantworte folgende Fragen am besten schriftlich für dich:

• Schiebst du unangenehme Tätigkeiten ständig vor dir her?
• Du unterbrichst wichtige Aufgaben ständig durch Ablenkung von außen oder innen?
• Du übernimmst jede Arbeit die man dir überträgt?
• Du machst immer mehrere Dinge gleichzeitig?
• Du bist unpünktlich bei Terminen oder Aufgaben oder kannst sie nicht einhalten?
• Du vergisst wichtige Dinge?
• Du wirst erst aktiv, wenn man dich dazu auffordert?
• Du willst alles wissen, bevor du etwas tust und dein Ergebnis muss perfekt sein?

Es ist wichtig, sich selbst mit seinen Stärken und Schwächen zu erkennen. Nur so kannst du die richtigen Methoden und Tools für dich finden. Bei allen Theorien, nichts ist individueller als dein persönliches Zeitmanagement.

Zeitmanagement verbessern: Methoden und Tools

Jetzt geht es endlich los mit der Optimierung. Aber bevor du nun dutzende Bücher und Artikel wälzt, probiere es erst einmal mit ein paar ganz einfachen Tricks und Kniffen. Dafür ist es wichtig, deine Analyse zu hinterfragen und Zeitdiebe und Störfaktoren zu erkennen.

Zeitdiebe und Störfaktoren

Typische Zeitdiebe und Störfaktoren sind:

• Spontane Ablenkungen (Telefon, E-Mail, Internet, Radio, private Unterhaltungen)
• Mangelnde Koordination und Nichterkennen von Prioritäten („First in – first out“-Prinzip)
• Fehlerhafte Zeiteinschätzung – Hast, Eile und Ungeduld
• Chef und Kollegen in der Arbeit, unerwarteter Besuch zu Hause
• Zu viele, zu wenig und verspätete Informationen
• „Ich mache es lieber selbst!“ – die Angst vorm Delegieren
• Nicht „NEIN“ sagen können

Diese Zeitdiebe kann man mit einfachsten Mitteln verringern.

• Verplane keineswegs deine gesamte Zeit, sondern bilde ausreichend Pufferzeiten zwischen deinen Aufgaben und Terminen.
• Mache Pausen und achte auf deine Leistungskurve – du bist nicht den ganzen Tag gleichmäßig produktiv
• Lerne NEIN zu sagen – nicht alles muss sofort und durch dich erledigt werden. Begründe dein NEIN und du wirst niemanden vor den Kopf schlagen.
• Schreibe deine Ideen, Gedanken und Aufgaben konsequent auf. 

Erst danach kannst du dich mit den großen und gängigen Methoden des Zeitmanagements befassen. Beispiele gibt es hierzu genug in diesem Blog:

• Eisenhower-Matrix
• Pareto-Prinzip
• Getting-Things-Done

   

Auf einen Blick

Die Analyse deines Zeitmanagement ist die Basis für die Optimierung. Ohne dieses Fundament baust du dein Zeitmanagement auf Sand und wirst zwar eventuell viel ausprobieren, aber immer wieder scheitern und nicht dran bleiben. Wichtig ist zudem, dass du diese Analyse regelmäßig wiederholst. Alle 6 Monate hat sich hier als sehr guter Zeitraum herausgestellt.

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Auf geht’s – werde dauerhaft zum Sportler!
Torsten

Ach übrigens – ich wünsche dir mehr Zeit für Sport in deinem Leben.

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