Ist bei dir alles wichtig und dringend? Wie du ständigen Aktionismus verhinderst!

„Bei mir ist alles wichtig und dringend!“ – wie oft hast du das schon gedacht oder gehört, wenn es um das persönliche Zeitmanagement geht? In meinem Fall zu oft, sowohl von mir selbst als auch von Kollegen, Kunden und Bekannten. Die Folge: Aktionismus in Reinkultur!

Irgendwie verständlich, sieht sich doch jeder lieber als erfolgreicher Actionheld im Brennpunkt des Geschehens statt eines kühlen Strategen im stillen Kämmerlein. Oder anders formuliert:

Bist du lieber Feuerwehrmann oder Brandschutzbeauftragter?

• Du schaffst immer alles in letzter Minute, bist aber selbst mit dem Ergebnis nie ganz zufrieden?
• Man bewundert deinen Aktionismus und lächelt hinter deinem Rücken darüber.
• Nur unter Druck blühst du richtig auf!
• Krisenmanager sollte deine Berufsbezeichnung sein.
• Auch privat bist du eher Katastrophen gewohnt.
• Deine Familie kennt dich dank unzähliger Überstunden nur noch von Fotos.
• Du bist einfach so wichtig für deine Firma, dass diese Mehrstunden unbedingt notwendig sind.

Erkennst du dich wieder? Zumindest teilweise? Dann bist du Feuerwehrmann (oder -frau). Doch ist es das, was du möchtest? Wäre nicht Brandschutzbeauftragter der entspanntere Job? Noch dazu mit deutlich weniger Gefahr, sich zu verbrennen? Dann wird es Zeit, die Ursachen zu ergründen.

Die Brandursachen

• Du hast schlicht und ergreifend zu viel zu tun und deine ToDo-Liste ist länger als dein Schreibtisch?
• Aufschieben ist deine liebste Beschäftigung, weil klappt doch ohnehin immer alles auf den letzten Drücker.
• Du schätzt die Zeit, die du für deine Aufgaben brauchst, permanent falsch ein.
• Du vergisst Aufgaben einfach und dir fällt es an den unmöglichsten Orten und zu unmöglichsten Zeiten wieder ein.
• Du beginnst einfach zu spät.
• Du setzt die falschen Prioritäten.

 

Warum verhältst du dich so?

Unter Stress steigt das Adrenalin und es ist tatsächlich erwiesen, dass wir so temporär produktiver werden. Die Betonung liegt hierbei bei temporär. Der tiefe Absturz ist vorprogrammiert.

Ähnlich wie du beim Ausdauersport nach einem kurzen Zuckerkick schneller läufst, doch auch noch schneller wieder Nachschub brauchst.

Eine weitere mögliche Ursache ist Über- oder Unterforderung. Hier gilt es die genauen Gründe zu analysieren und dir auch möglichst externe Hilfe zu besorgen. Doch meistens ist es einfach aufregender Feuerwehrmann zu sein, statt ein langweiliger Brandschutzbeauftragter. So banal das auch klingen mag.

Alles wichtig und dringend? Was kann man gegen Aktionismus tun?

Die Lösung ist einfach in der Theorie und für viele schwer in der Umsetzung. Das Zauberwort heißt planen.

Klingt langweilig, ist aber unheimlich beruhigend, wenn man sich dabei auf das Wesentliche beschränkt und das Tun dennoch im Fokus steht. Bei mir ist es zum Beispiel so, dass ich als Multi-Projektmanager nur durch vorausschauende Planung überhaupt vom Feuerwehrmann zum Brandschutzbeauftragten werden kann.

Und der Weg war steinig, hart und ich hielt ihn zwischenzeitlich für unmöglich. Glaubte ein Projektmanager ist immer Feuerwehrmann – was für ein Trugschluss!

Die Lösung – wie planen?

• Schreibe alles auf. ALLES! Jeder Gedanke muss aus den Kopf und in ein funktionierendes Ablagesystem, welches du regelmäßig leerst. Bei mir hat sich eine Kombination aus ToDo-Liste und Notizprogramm bewährt. Finde deine individuelle Lösung. Denk immer dran, das Anlegen einer Aufgabe oder Notiz dauert weniger als eine Minute und alles was du aufschreibst, kannst du nicht mehr vergessen.
• Lerne NEIN zu sagen!
  Bei jeder Bitte, die an dich heran getragen wird, hältst du kurz inne und fragst dich, ob du das wirklich willst. Erst dann sagst du ja oder eben NEIN. Frage dich, warum du eigentlich so schlecht NEIN sagen kannst. Begründe dein NEIN und zeige eine mögliche Alternative auf. Dann ist dein Gegenüber in der Regel zufrieden und du bist es auch.
• Konzentriere dich auf das Wesentliche
  „Tue die richtigen Dinge und nicht die Dinge richtig!“ – Nutze das Pareto-Prinzip, um zu erkennen, welches der wesentliche Teil deiner Aufgabe ist.
• Setze Prioritäten
  Erkenne was du brauchst und was dir wichtig ist und setze entsprechende Prioritäten. Die Eisenhower-Matrix bietet dir hier eine gute Methode, deine Aufgaben zu priorisieren.

Die Zusammenfassung

Schreibe deine Aufgaben auf und verfolge sie unbedingt regelmäßig nach. Erst das lässt dein System leben und ist der Schlüssel zu einer funktionierenden ToDo-Liste. Überfällige Aufgaben sind falsch – erledige sie, setze eine neue Frist oder lösche sie. Wenn du eine Aufgabe bearbeitest, dann sei konzentriert und fokussiert nur mit dieser einen Aufgabe beschäftigt. Multitasking funktioniert nicht!

Wenn du diese Punkte beachtest, hast du wieder mehr Zeit für Familie, Freunde und längst vergessene Hobbys. Du wirst so langsam vom Feuerwehrmann zum Brandschutzbeauftragten und gewinnst Gelassenheit und Entspannung, die dein Umfeld sich sehnlichst herbei wünscht.

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Torsten

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