Wie dich eine Checkliste produktiver macht

Benutzt du eigentlich Checklisten?

Machst du oft Tätigkeiten in der immer gleichen Reihenfolge oder versucht es zumindest? Ab und zu vergisst die sogenannten Kleinigkeiten dabei? Dann bist du hier richtig und solltest auf eine Checkliste setzen.

Viele Menschen benutzen Checklisten immer dann, wenn ein großes besonderes Ereignis bevorsteht, zum Beispiel eine Hochzeit, die Geburt eines Kindes, ein Hauskauf oder ein Umzug – lauter Großereignisse im Leben. Doch eine Checkliste kann viel mehr. Sie entfalten ihre wahre Kraft erst so richtig im Alltag. Im Alltag? Richtig gelesen…

Warum du im täglichen Leben auf Checklisten setzen solltest, verrate ich dir in diesem Artikel.

Was ist eine Checkliste?

Eine Checkliste (englisch „to check“) ist ein Fragenkatalog und steht für den Aspekt des Prüfen oder Kontrollieren in Kombination mit einer Liste. Entstanden sind sie in allen sicherheitskritischen Bereichen zur Minimierung potentieller Fehler.

Besonders bekannt sind die Verwendung bei Piloten, aber auch medizinisches Personal benutzen zum Beispiel Checklisten. Überall da, wo genaue Abläufe in exakt festgelegter Reihenfolge gemacht werden müssen, sind Checklisten essentiell. Doch eben nicht nur dort anwendbar.

Sind Checklisten besser als normale Listen?

Deine Aufgabe oder dein Projekt besteht aus mehr als einem Arbeitsschritt? Dann nutze Checklisten. Eine Checkliste unterscheidet sich von einer normalen Liste durch die Möglichkeit, etwas abzuhaken. Und genau dieser Aspekt ist nicht zu vernachlässigen.

Es ist einfach ein erfüllendes Gefühl, wenn man von einer Checkliste etwas abhaken kann. Deshalb ist auch ein typischer Anwendungsfall von Checklisten im Alltag die ToDo-Liste. Doch nicht das Gefühl des „erledigt haben“ spricht für sie, auch der Aspekt der Dokumentation der Arbeit und der Optik ist sehr wichtig.

Besonders bei endlos langen Listen verliert man schnell den Überblick. Benutzt man dagegen eine Checkliste, so weiß man auf einem kurzen Blick genau, was man bereits erledigt hat. Ihre große Stärke spielen sie durch die Wiederverwendbarkeit aus. So bald du immer wieder das Gleiche in regel- oder unregelmäßigen Abständen und eventuell gar nur sehr selten machst, dann solltest du Checklisten verwenden.

Warum ist eine Checkliste so hilfreich?

Checklisten sparen Zeit und Nerven! Wie oft hast du schon überlegt, was du alles für deinen Businesstrip einpacken musst? Oder für dein tägliches Training?

Natürlich musst du einmalig deine Checkliste erstellen, aber danach kannst du sie beliebig oft einsetzen und grübelst nicht immer wieder aufs Neue. Das Entfallen dieser regelmäßige Grübelei macht deinen Kopf frei für die wichtigen Dinge im Leben. Auch ein nicht zu verachtender Aspekt.

Und schließlich hilft dir eine Checkliste Dinge in der richtigen Reihenfolge und am richtigen Ort zu machen. Du springst also nicht ständig zwischen kleinen Aufgaben umher. Und noch etwas ist möglich – mit deiner Checkliste kannst du viel leichter deine Aufgaben delegieren.

Was sind typische Anwendungsfälle?

Ich könnte hunderte Einsatzmöglichkeiten nennen, doch hier mal nur ein paar Stichwörter. Mehr Ideen gibt es unten in den Links.

• Autokauf / Autoverkauf
• Arbeitsvertrag
• Adressänderung
• Altersvorsorge
• Bewerbung
• Blogartikel
• Computerwartung
• Essensplan
• Hausputz
• Hochzeit
• Mitarbeitergespräch
• Morgen- und Abendritual
• Packlisten (Sport, Urlaub, Dienstreise, Kurztrip)
• Projektmanagement
• Projektplanung
• Reisevorbereitung
• Steuererklärung
• ToDo-Liste
• Umzug
• Wettkampfvorbereitung (z.B. beim Triathlon, wo man an sehr viel denken muss)
• Wochenreview / Monatsreview / Jahresreview
• Wochenplanung
• Work & Travel – Reise
• Wunschliste / Bucketliste
• weitere Ideen? Dann kommentiere diese Artikel unten…

Checklisten erstellen

Es gibt viele Möglichkeiten, Checklisten zu erstellen. Die schnellste ist mit einem Klick und einer vorgefertigten Checkliste, wie zum Beispiel aus den weiterführenden Links weiter unten im Artikel. Aber auch ich werde hier auf dem Blog von Zeit zu Zeit solche Listen zum Download anbieten.

Die einfachste Möglichkeit ist jedoch mit einem Zettel und einen Stift handschriftlich. Nachhaltiger und vor allem wiederverwendbar, ist das individuelle Erstellen am Computer.

Dafür gibt es unten zwei Muster-Vorlagen zum Download. Zum einen eine für Microsoft Word und zum anderen eine zum Import in Evernote. Evernote ist eine Notizbuch-App für alle gängigen Systeme. Es gibt jedoch auch separate Apps und Programme, mit denen man einfach und schnell Checklisten erstellen kann.

• Download Muster Checkliste (Word)

Checkliste zur Checkliste:

• Vorlage verwenden
• Recherche: Hab ich sowas ähnliches schon gespeichert? Gibt es im Internet schon sowas ähnliches?
• Alle Punkte, die dir einfallen in die Liste eintragen
• Strukturieren, Formatieren und zentral ablegen (z.B. Evernote^*2)
• Test im Livebetrieb
• stetige Überarbeitung

Weiterführende Links:

• Erstellen von Checklisten in Microsoft Word
• Erstelle schneller deine Checkliste mit Auto-Checkboxen (Evernote^*)
• Checklisten speziell für die Büroarbeit auf sekretaria.de

Checklisten beim Sport

Je komplexer dein Sport ist, desto wichtiger und sinnvoller ist der Einsatz von Checklisten.

Das beginnt beim Packen deiner Sporttasche und geht bis zur Wettkampfvorbereitung. Oder hast du etwa noch nie irgendetwas vergessen? Standest verzweifelt ohne Badehose im Schwimmbad oder die Radschuhe lagen noch zu Hause, als du deine MTB-Tour starten wolltest?

Mit einer Checkliste gehst du auf Nummer sicher und verringerst das Risiko immens. Du erstellst dir das Helferlein einmal und kannst dann regelmäßig einsetzen und – falls notwendig – auch ergänzen. Sehr praktische Sache!

Wie eine solche Checkliste beim Sport aussehen kann, findest du übrigens im Artikel in der kommenden Woche. Dort wirst du auch Packlisten für deinen Laufwettkampf und für einen Triathlon zum Download finden. Wenn du das auf keinen Fall verpassen möchtest, dann melde dich im Newsletter an. Das Formular findest du am Ende des Artikels.

Entfalte die Macht der Routine

Wenn ich wichtige oder routinemäßig immer wiederkehrende Aufgaben habe, die aus mehr als einer Tätigkeit bestehen, nutze ich sehr gerne Checklisten, die ich zumeist individuell erstelle und stets auf den Prüfstand stelle.

Es ist auch nicht so, dass meine Gedächtnisleistung sich das Merken komplexer oder weniger komplexer Abläufe nicht zulassen würde. Im Gegenteil dank Checklisten ist es mir unter anderem gelungen, den Kopf für die wesentlichen Dinge frei zu bekommen. Auch das Nachdenken über „was muss ich da noch machen / mitnehmen…“ entfällt. Deshalb von mir der Tipp: Probiere es aus!

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Auf geht’s – werde dauerhaft zum Sportler!
Torsten

Ach übrigens – ich wünsche dir mehr Zeit für Sport in deinem Leben.

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*1: _{Rechtsklick –> „Speichern unter“. Wie importierst du danach die Datei ins Evernote? Gehe im Evernote (für PC und Mac) auf Datei –> Importieren –> Evernote-Dateien…}

Anmerkung: In der Rubrik [Neu hervorgeholt] werden regelmäßig ältere Blogartikel von mir mit einem Update versehen und neu veröffentlicht. Damit bekommst du nicht nur regelmäßig Tipps, sondern bist auch immer auf den neuesten Stand.